Gesmeerd verlopen! (OMZETTEN NAAR ZOHO)

Deadlines zijn een terugkerend fenomeen in ons dagelijks werk  en vormen de basis van onze planningen. Deze planningen vormen dan weer (als het goed is) de basis van een succesvol opgeleverd project.

Het belangrijkste is een blijft een goede intake. Ook dit doen we altijd volgens een vast stramien en is ons startpunt voor het maken van een planning en de uitvoering van onze projecten. Hieronder een aantal praktische tips die we zelf gebruiken om onze deadlines te halen.

Binnenkort (volgende week) kun je je project aanmelden, we staan er van harte voor open! Voor nu werken we nog even hard verder aan onze website.

Geen garantie dat ze tot goud leiden, maar ze zijn té simpel en met 6 stuks prima te onthouden. Daar komt ie dan!

1. Je deadline noteren!

Uiteraard begint alles hiermee. Stel vast waneer je deadline is en bevestig het door middel van de eerste notatie in je planning. Op een papiertje (ouderwets natuurlijk), in je plannings-tool of in je projectmanagement-omgeving. Ons geheugen is goed en het gaat niet persé over je geheugen wel of niet vertrouwen, maar ook intern moeten we kunnen terugvallen op iets anders dan iemands geheugen op een vroege maandagochtend.

De tijd van planning en deadlines in gedachten is absoluut achterhaald en sowieso not done. Werk je met collega’s dan kan het niet anders dan de deadline ook gezamelijk vast te stellen. Maar, ook richting onze klanten willen we duidelijk laten weten wanneer iets af is of wat de belangrijke mijlpalen in een project zijn.

2. Je deadline terugkoppelen

Wat is er fijner dan een klant die precies weet waar hij of zij aan toe is en exact weet wanneer we wat te bespreken hebben? Niet veel, want naast een goed resultaat levert het ook een efficient proces op. De besprekingen op het moment van de vastgestelde mijlpalen hebben op deze wijze ook automatisch een heldere agenda. Zo zijn we snel klaar en kunnen we direct weer door naar de volgende mijlpaal.

3. Je mijlpalen vaststellen!

What needs to be done? That’s the question. Wanneer we dat geïnventariseerd hebben, weten we gelijk ook hoe belangrijk en reëel de hierboven vastgestelde deadline is. Bovendien kunnen we op basis hiervan alvast wat zaken (bijvoorbeeld advertenties of hosting) inplannen en hebben we een mooie stok achter de deur.

4. Doe je voordeel met de techniek van vandaag!

Tegenwoordig zijn er legio tools om je te helpen in het managen van een project en varieert het van simpele takenlijstjes met herinnering tot het automatisch wegsturen van je vastgestelde afspraken (per mail) naar allerlei apps. Zelf zetten wij onze projecten op in Podio, knippen het waar nodig in stukjes, hangen er een deadline aan (die automatisch kan worden weggeschreven naar onze iCal) en plaatsen de belangrijke taken netjes met een reminder in het specifieke onderdeel.

5. En, wat als we het niet halen?

Dan ontslaan we onszelf natuurlijk of doen we iets anders belachelijks. Nee, uiteraard gaan we ervan uit dat we onze deadlines halen en vinden we andere manieren om onze klant vooruit te helpen.

Als het zo is dat we onze deadline niet halen, dan weten we ook waar de vertraging ontstaan is. Door daar van te leren en geleerd te hebben, weten we ook wanneer er geschakeld moet worden. Sommige zaken zie je namelijk al ver van tevoren aankomen en dan is onze consequentie bij voorkeur een actie voordat het leed geschied is. Dat kan zijn dat we tot in de late uurtjes doorwerken, freelancers inschakelen of werk doen wat we eigenlijk niet zo leuk vinden. Zo heb ik vandaag producten ingevoerd in een webshop voor de snelst groeiende omroep van dit moment. Iets waar de klant niet aan toe kwam, maar waardoor Gerhard wel door kon met het ontwikkelen van de webshop die over 1 dag af moet zijn.

6. Wees eerlijk!

Laten we tot slot duidelijk, maar bovenal ook eerlijk zijn: ook wij halen wel eens een deadline niet. Uiteraard is dat niet leuk, maar in een project (met of zonder deadlines) geloven we in 2 regels:
1. Licht  de klant op tijd in; in overleg is er altijd meer mogelijk dan je denk.
2. Steek de hand in eigen boezem; fouten maken (ook in de planning) is pas erg als je er niets van leert en weet wat je anders had kunnen doen.

 

Ook soepel aan het werk?

Wie weet heb je wat aan deze tips en kun je ze goed toepassen in projecten óf misschien ben je juist een iemand die op het punt stond om een project aan te gaan en heb je hiermee enig inzicht verkregen in onze manier van werken. Als dat laatste het geval is, en je bent overtuigd, dan zijn we voor nu gewoon even telefonisch bereikbaar. Kom maar op! 038 – 820 02 70

Geschreven door Marissen,